Со времен пергаментных свитков печать удостоверяла подлинность документа.
Наличие печати у компании или индивидуального предпринимателя уже давно вошло в деловую практику. По Российским традициям документ без печати – неполноценный. Хотя по нормам ГК РФ – для совершения контракта вполне достаточно подписи генерального директора или предпринимателя. Но, как говорят, есть нюансы.
- Печать отличительный признак компании или предпринимателя среди однофамильцев.
- Печать это дополнительный уровень защиты при совершении сделок. Но для этого печать должна быть правильно оформлена, о чем ниже.
- Если в компании или у ИП регламентирован порядок использования и хранения печати – это станет дополнительным доводом в случае её подделки злоумышленниками.
- Проставление печати можно указать как существенное условие любой сделки, совершаемой компании. Соответственно при надлежащем обращении с печатью компания обеспечит более строгий контроль над совершением сделок.
- Правильно (юридически) оформленная корпоративная печать является дополнительным средством защиты от внешних рейдеров или недобросовестных партнёров.
- Для деловых партнеров компании печать может являться доказательством соблюдения внутренних процедур совершения сделки.
Вследствие особой правовой природы юридического лица (правовая фикция) подписание договора/письма/иного юридического документа от имени компании но без печати вызывает множество вопросов и споров, особенно при ошибках в документах в части полномочий и т.д.
Проставление печати на договоре в судебной практике – является однозначным доказательством, что документ совершен от имени компании. Для предпринимателя это единственное средство спастись от обвинений налоговиков в том, что сделка или документ совершены в личных интересах, а не для предпринимательских целей.
Самая распространённая ошибка предпринимателей и владельцев компаний заключается в том, что печать вообще никак не оформляется: есть и есть. В такой ситуации владелец, управляющий компании или предприниматель ставит себя в уязвимое положение.
Некоторые рекомендации для вас ,чтобы ваша печать действительно помогала вам в бизнесе, а не была дополнительным фактором риска:
- В уставе должно быть указано, что компания имеет печать. Может быть также дано описание обязательных элементов печати.
- В решении о назначении исполнительного органа должно содержаться поручение избранному директору изготовить корпоративную печать.
- Заключить договор на изготовление эскиза печати и самой печати (штампа).
- Желательно на печати иметь охраняемый законом товарный знак
- Права на эскиз печати должны быть прямо переданы актом выполненных работ.
- После изготовления печати она должна быть введена в оборот приказом генерального директора. Одновременно назначается ответственный за хранение печати (по должности).
- Печать должна храниться в сейфе и извлекаться из него только для проставления на документы ответственным лицом.
- Печать не должна оставаться без присмотра или передаваться третьим лицам.
Известен случай, когда недобросовестный подрядчик отвлек директора, будучи у него в офисе, и проставил печать на акты приемки строительством крупного объекта, а подпись директора подделал. И хотя впоследствии экспертиза установила поддельность подписи на акте со стороны заказчика, суд счел акты подписанными на основании проставленной печати и взыскал с заказчика стоимость строительства. В этом ключе видеокамеры в офисе были бы совсем не лишними.
- Порядок хранения и обращения с печатью должен быть закреплен во внутреннем локальном нормативном акте, например в «Положении о корпоративной печати», либо в «Положении о порядке совершении сделок обществом»
При соблюдении вышеуказанных рекомендаций корпоративная печать будет играть отведённую роль надлежащим образом и не создавать для вашей компании ненужных рисков.
Плюс к этому документ с печатью выглядит всегда солиднее и более узнаваемо.
Успехов вам и вашему бизнесу!
Владимир Фокин
