Юридические услуги для бизнеса
Самым первым крупным проектом нового генерального директора акционерного общества должна стать организация грамотной передачи и приема дел предшественника. С одной стороны, новый управляющий стопроцентно оградит себя от ответственности за промахи и ошибки предыдущего, а с другой - сразу же сможет достоверно оценить ситуацию в компании. Итак, исполнители назначены, возможность подтасовки документов исключена, дела к передачи определены, а имущество компании "сфотографировано".
Такой простой прием сберег нервы уже не одному руководителю в ситуациях, когда вдруг "всплывал" документ, составленный задним числом. Все собранные для передачи новому директору документы прошиваются, а сама прошивка заверяется подписью доверенного лица. По сути, такая фиксация будет доказательством отсутствия вины руководителя за решения, принятые до его прихода.
Мероприятия по контролю системы документооборота преследуют все ту же цель - предотвратить возможность создания задним числом каких-либо документов на предприятии. Бывает, что в компании вообще нет четкой системы документооборота. В этом случае новому генеральному директору следует установить такую систему приказом. Причем очень важно ознакомить с приказом всех сотрудников компании, что называется, "под роспись": то есть каждый, прочитав его, расписывается в прочтении - мол, прочитал, все понял и готов исполнять. Таким образом при новой системе документооборота исключается возможность принятия к исполнению документов, датированных предшествующим дате приема дел числом.
Если же существующая в компании система документооборота достаточно прозрачна, то она не меняется, но учет документов со дня приема дел следует начать новый: новые реестры, подшивка документов в новые папки. Это также оформляется отдельным приказом (приказ о системе документооборота и об учете документов).
После того, как документооборот поставлен по всем правилам, наступает черед работы с доверенностями. Все выданные ранее доверенности обязательно должны быть отозваны, чтобы не допустить совершения поверенными каких-либо юридических действий от имени компании без ведома только что вступившего в должность генерального директора. Для этого необходимо издать Приказ об отмене всех доверенностей, выданных на предприятии и действовавших на момент вступления в должность генерального директора, согласно реестру доверенностей (если такой велся).
Поскольку доверитель обязан известить об отмене доверенности лиц, для представительства перед которыми она была выдана, сообщение об отмене доверенностей (со ссылкой на приказ) нужно опубликовать в официальном источнике массовой информации (напр. Российская газета, Ведомости).
После того, как новый руководитель прикрыл свои тылы и с этой стороны, стоит выдать новые доверенности. Оформлять их можно только с ведома и за подписью нового генерального директора. Практика показывает, что в таких случаях лучше начать новый реестр доверенностей.
На этом же этапе очень важно позаботиться и о замене банковских карточек, которые являются ключом к расчетным счетам предприятия. В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету, должна быть представлена новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи. Карточка с образцами подписей и оттиска печати должна быть заверена нотариально.
Юридические риски, вытекающие из договоров, почему-то редко попадают в инвентаризационные ведомости. Очень важно выявить текущие и потенциальные юридические обязательства и риски предприятия, для чего нужно провести ревизию действующих договоров. Стоит составить их перечень с кратким указанием текущих и возможных обязательств и связанных с этим рисков предприятия. В таком же порядке проводится ревизия всех остальных обязательств предприятия перед третьими лицами.
Теперь, после проведения всех этих мероприятий, новый руководитель может принимать дела. В произвольной форме составляется Акт приема-передачи дел. Документ подписывается бывшим генеральным директором (сдающим дела) и вновь вступившим (принимающим дела).
Юридическая формула документа может быть такой: "Мы, нижеподписавшиеся, настоящим актом подтверждаем, что в связи со сменой генерального директора ОАО __________, г-н (ФИО), назначенный на должность генерального директора Решением Совета директоров ОАО от "__" _____ 2003г. принял, а г-н __________________ (ФИО), уволенный с должности генерального директора ОАО Решением Совета директоров ОАО от "___" _______ 2003г., передал следующие дела (документы)".
А дальше должен идти полный перечень документов (дел) в виде таблицы с такими графами: порядковый номер, название документа (дела), наличие/отсутствие документа, оригинал/копия, кол-во листов, примечания.
В акте обязательно нужно отметить все выявленные при инвентаризации нарушения.
После благополучного принятия дел настает черед поставить в известность о новом назначении тех, с кем компания контактирует: официальные органы и контрагентов.
Уведомления о смене генерального директора в первую очередь должны быть направлены в ИМНС, внебюджетные фонды по месту учета предприятия и его филиалов, а также, во избежание недоразумений, основным контрагентам.
Сами уведомления направляются в виде письма за подписью нового генерального директора с оттиском печати компании.
Надеемся, что такая скрупулезная процедура передачи дел позволит руководителям безопасно принять дела, увидеть реальную картину дел на предприятии и оградить себя от ответственности за чужие промахи и ошибки.